DMS 和流程优化 – 您应该注意的事项 文件管理 在设计文档管理系统DMS时，项目介绍和实施模型必须集中于流程功能，而不是内容构思和文档创建。 为什么流程视图如此重要？ 功能齐全且有效的文档管理系统包括所有流程和程序，并使用职责（角色）定义与文档管理相关的所有活动。 文档管理最重要的一点是： 文档（元数据）的标签和描述 更新和历史管理以及版本控制文档的所有要求 文件的储存和归档 文件的分发和工作流程（分发流程） 搜索、查找和分类文档 保护文档免遭操纵、误用和意外删除（例如：GDPdU – DMS 中数字文档的数据访问和验证原则） 确保文档的长期访问和可读性（考虑到 IT 技术进步以及不再可读的旧数据结构的相关问题） 规范简历和文件删除 管理数据和内容的职责 根据我们的项目工作经验，我们建议创建 DMS 和文档管理的组织模型。如果使用流程优化方法并将组织模式构建为流程模型，则效率最高。使用有关文档生命周期的信息来丰富此流程模型是有意义的。 搜索标准、流程、权限管理以及导致在 DMS 中发布和随后存档的文档和信息的质量保证的所有信息均在此流程模型中进行定义、呈现和绑定。 引入DMS时需要注意什么？ 文档管理 DMS 通常被简化为纯粹的文档电子管理。我们认为这种方法过于有限。
其原因有 以前的文档管理
今天已经发生，因此管理文档一直是一项中心任务。 现代 IT 功能（例如全文搜索）的额外好处不应仅限于此功能，而必须作为工作流程和上下文的一部分纳入到任务或项目中。 在定义的流程组织的帮助下，文档管理系统 DMS 的功能可用于合同管理、重新提交功能、丰富或更改文本时的版本管理等。 这些流程功能尤其是竞争优势的重要组成部分，也可以在计算投资的项目投资回报率时使用。 将文档归档作为一项挑战 档案是一个真实的或电子的位置，用于存储当前任务完成（流程或项目工作）不再需要的文档。在档案中，对存储信 澳大利亚电话号码 息的访问受到监管。 如今，文档通常在创建后不久就会被归档。如果文档随后发生更改，该文档也将立即重新归档。这样可以记录和评估文档的整个生命周期，包括其创建和更改。 术语“信息生命周期管理”总结了复杂归档系统的要求，并使用有关最佳存储、存储位置和流程环境的信息对其进行定义，以便将数据和文档传输到 DMS。这意味着保持数据处于可用状态变得越来越困难。 主数据：以机器学习为例的自动化要求 数字化产生的大量数据需要新的方法来处理相关问题。使用自动化流程来过滤必要或所需的信息变得越来越重要。在这里，数据和主数据再次发挥着重要作用。自动化解决方案的质量取决于其所基于的数据质量。
机器学习就是一个例子
这项技术已成功用于比较发票或识别特定产品图像。然而，为了使机器学习按预期工作，通常必须使用历史数据来训练算法。然后可以从中导出有用的模式。为了提供可靠的结果，现有数据（例如产品、客户或供应商的数据）必须具有相应的高质量，这一点很重要。 M2M 通信需要足够的主数据质量 另一个领域是M2M通信。机器获得了相互通信的能力，从而可以相互传达瓶颈或空闲能力，或将信息转发给负责人员。如果缺少某些材料，可以自动订购缺少的部件。如果一台机器宣布在一段时间内有空闲产能并配备了适当的工具，则可以将有 印度 电话号码列表 问题的零件重新投入生产。但为了使流程顺利运行，相关数据（包括主数据）必须尽可能完整和正确。 更复杂的主数据管理：国际和跨行业网络 互联网推动的国际化和经济一体化，旧的价值链和网络正在重组。在这种情况下，有不同的解决方案，例如托管您自己的具有财务会计 (FIBU)、资产会计和主数据管理功能的 ERP。同时，可以从云端获得CRM或薪资或设计等云解决方案。 重要的是要考虑您的企业可用的所有选项，并采用与技术无关的方法来定义您的数字和 IT 战略。 5. 没有可靠的数字化、IT 和 ERP 战略就不要开始 您做出的每一个决定都应该在总体数字化、ERP 和 IT 战略的背景下做出。花时间提前定义您的策略，考虑您的替代方案，权衡风险和权衡，构建业务案例，定义业务计划，并纳入成功策略的其他方面。作为总体战略和计划的一部分，您的决策将变得更加容易。 最重要的是，在整个 IT 定义过程中不要忽视客户的需求。
