组织中的流程始终与数据、文本、图像、共享和批准有关。通常使用文档管理系统来组织这些工作。工作流程和发布机制是流程优化的关键词。 办公室里的两名女士看着屏幕并搜索 DMS 目录 DMS选型——最大的5个错误（文档管理系统） 选择和实施DMS时必须避免这5个错误 第1点——技术要求不明确 第 2 点 – 未定义的组织框架条件 第 3 点 – 不遵守法律规定 第 4 点 – 不准确或不正确的程序文件 第 5 点 – 盲目依赖认证 总结/结论 DMS选型——最大的5个错误（文档管理系统） 与公司内的ERP 系统或其他 IT 解决方案（财务会计或人力资源部门）的协作也可以从 DMS 系统的引入中受益。因此，选择以及避免选择中的错误是成功完成DMS选择和实施的一个重要关注点。 为了成功完成文档管理系统（DMS）的选择和实施，企业在此过程中必须考虑以下关键点： 必须满足哪些技术要求？平台上应该存储哪些类型的文档，哪些类型的文档应该适合未来的增长机会，例如人力资源或财务会计应用程序等？这些更改多久进行一次？当数据可能与另一家公司网络基础设施上的其他系统接触时，每个部门/组织内谁拥有访问权限。
如果在做出任何可能的承诺之
前没有经过仔细考虑来解决，这可能会 导致混乱。选择 DMS？ 企业在选择和实施DMS时需要考虑哪些因素？ 在过去的几十年里，公司处理文档和信息的方式发生了转变，从纯粹的模拟形式转变为数字格式或两者的混合形式。由于提高各种业务流程效率的要求以及对文档和电子邮件的 哥伦比亚电话号码 记录和归档的法律要求不断增加，需要处理和归档的传入和传出信息量不断增加。 不要忘记，基本要求之一是必须再次找到已归档的项目。并与上下文相关。 “文档”一词的含义常常被低估，但该术语隐藏了复杂的要求。例如，文档的任务之一是“记录”某些内容、提供证据、记录过程事件或事实。 选择和实施DMS时必须避免这5个错误 第1点——技术要求不明确 作为需求工程的一部分，必须确定未来引入的DMS的技术要求。技术要求包括描述计划的流程和工作流程、用例（移动使用、处理要求、发布等）以及要映射或支持的流程以及使用和使用的文档。 基本上你应该清楚DMS的应用领域。 技术角度是什么？由此会产生什么问题？ 当纯粹涉及管理文件或收据时，诸如审计证明归档之类的要求就处于前台。 在医疗或官方环境中，一方面有特殊的安全和数据保护要求，另一方面可能需要特殊保护的文件。 因此，必须解决这些流程。 DMS 应支持哪些流程？ 这些是严格的，即总是具有相同的过程，还是它们相当可变，几乎没有任何过程彼此相同？ 只有明确了这些步骤之后，处理文档才有意义。此时，增加复杂性并需要集成到 DMS 中的文档种类已经受到极大限制。
在您的公司中实施文档管
理系统可以带来很大的好处。选择和实施时要考虑的一个重要点是流程管理软件与其他 IT 解决方案（例如 ERP 系统或财务会计应用程序以及人力资源部门工具）的兼容性 – 即使这些乍一看似乎没什么用处。彼此做！ 为了使 DMS 选择项目不仅取得成功，而且充分发挥其潜力，应始终采取某些步骤： 首先，你需要足够的时间，其次，你必须考虑哪些信息进入哪个数据库字段，这样以后它就不会在其他字段中丢失或者找不到必要的信息。 处理文件时的问题是： 一方面，文件的目的——它们是否应该作为事实的证据？ 另一方面，内容索引 – 是否应该阅 乔治亚州 电话号码列表 读文档的内容并且在进一步的处理步骤或文档搜索中可以使用该信息？ 第 2 点 – 未定义的组织框架条件 业务流程的组织或流程组织与文档管理组织直接相关。 文件的标识和描述、文件结构（即文件的分发、存储或更改之间存在什么联系）， 存储和归档的可验证性 以及管理与公司文件相关的访问权限和责任的权限管理。 在组织框架条件领域，可以总结与文档处理、文档之间的连接及其与流程的关系有关的所有主题。 作为引入 DMS 的组织准备，请确保公司的流程结构清晰，并且流程和相关文档的职责明确定义。因此，公司内部稳定的组织是通过 DMS 有效支持您的流程的先决条件。 第 3 点 – 不遵守法律规定 确保您的文档管理符合法律规定。文档是提供有关操作和业务交易信息的数据载体。在管理和存储方面，许多规则、法规和标准都会影响公司的文档管理。一个主要但可解决的挑战是存储信息并确保跨 2-3 代技术的可读性。但也有解决方案。
